Evidence majetku a vybavení ve firmě: srovnání 2026

Otázka nikdy nezní, kolik má firma notebooků, ale kdo ho má, od kdy, co k němu podepsal a kdy ho má vrátit. Účetní evidence majetku na to neodpovídá — ta počítá odpisy, ne odpovědnost. A při odchodu zaměstnance je to jediný podklad, podle kterého se dá cokoli vymáhat. Karta věci navázaná na člověka: kdo ji má, od kdy a v jakém stavu. Předávací protokol s podpisem, ne e-mail „notebook jsem převzal“. Vrácení při odchodu jako krok offboardingu, ne dodatečné pátrání. Termíny: záruka, revize, údržba, výměna — a kdo na ně dostane upozornění.

Účetní evidence odpovídá na otázku, jakou má věc zůstatkovou cenu a jak se odepisuje. Evidence svěřeného majetku odpovídá na otázku, kdo ji má a co k ní podepsal. Jsou to dvě evidence téže věci a v malé firmě spolu obvykle nekomunikují. Notebook je v účetní sestavě jako inventární číslo — a kdo na něm dnes pracuje, ví jen správce IT.

Tohle rozhodnutí je důležitější než výběr konkrétního produktu. Personální systémy vedou majetek ve vazbě na člověka: Aptien, Sloneek a Pinya HR umí kartu věci, předávací protokol a vrácení při odchodu. Nástroje na IT majetek jdou z druhé strany. ALVAO, AuditPro, MagikINFO a Lansweeper umí zjistit, co je na síti, jaký má počítač software a jestli k němu máte licenci. Snipe-IT vede IT majetek a licence ručně. Evidence nářadí a techniky jako Timly vede věci s QR štítky, výdejem lidem s podpisem a inventurami, hlavně pro stavební a servisní firmy. A platformy si evidenci teprve poskládáte: AutoERP jako součást ERP, ObjectGears v low-code nástroji. Když potřebujete obojí, hledejte systém, který vede člověka i věc, ne dvě databáze, které spolu nemluví.

Za předávací protokol jde pět z nich. Aptien vede revize a kontroly jako vlastní agendu s termíny a upozorněními. Timly vede údržbu a revize jako opakované tikety a výsledky revizí elektro z přístrojů Gossen Metrawatt nahraje souborem. MagikINFO hlídá u majetku termíny revizí s upozorněním e-mailem. AutoERP má systém údržby se servisními intervaly, ale jen v tarifu Premium, jehož cenu nezveřejňuje. ALVAO hlídá u majetku záruky a smlouvy. Ostatní končí u evidence. Sloneek vede pomůcky s protokolem a fotkou, Pinya HR majetek jen ve vazbě na zaměstnance. Snipe-IT a Lansweeper sledují stav a záruky zařízení, ne zákonné revize.

Tohle je doména nástrojů na IT majetek. Lansweeper a ALVAO síť samy proskenují a řeknou, co na počítačích běží a jestli k tomu jsou licence. Totéž dělá AuditPro od českého dodavatele zapsaného v rejstříku od roku 1997 a MagikINFO (dříve PCinfo) od roku 2000. Snipe-IT vede licence ručně vedle hardwaru. Z personálních systémů má IT majetek a evidenci licencí jen Aptien. Sloneek a Pinya HR popisují majetek jako pracovní pomůcky přidělené zaměstnanci — licence a přístupy v jejich nabídce nejsou.

Rozhoduje, za co se platí: za lidi, za kusy majetku, nebo paušálem za firmu. Nejlevněji začíná Snipe-IT: na vlastním serveru zdarma, hostovaný od 39,99 dolaru měsíčně. ObjectGears je do 25 uživatelů na vlastním serveru také zdarma a v cloudu stojí 20 eur měsíčně. Měsíčně bez DPH pak vychází Aptien 1 470 Kč za tři účty, Pinya HR 2 550 Kč a AutoERP 3 450 Kč paušálem za celou firmu. AuditPro cenu základní licence nezveřejňuje; plná verze pro pět počítačů je zdarma. Timly je paušál za firmu s neomezeným počtem uživatelů od 195 eur měsíčně. Fakturuje se ale jako roční licence, cena roste s počtem evidovaných položek a přidává se jednorázový poplatek za zřízení. Dva nástroje jsou pro firmu téhle velikosti předimenzované. ALVAO účtuje 0,68 dolaru za počítač, ale nejméně za padesát z nich, a Lansweeper má placený plán až od dvou tisíc zařízení. Sloneek a MagikINFO cenu nezveřejňují.

U většiny ano a u pěti bez časového limitu. Snipe-IT je na vlastním serveru zdarma navždy, AuditPro v plné verzi pro pět počítačů a Lansweeper v bezplatném plánu do sta zařízení. Omezený bezplatný plán do 49 počítačů bez podpory a záloh zmiňují podmínky i u ALVAO. ObjectGears je zdarma do 25 uživatelů na vlastním serveru. Časově omezenou zkoušku nabízí Aptien, ALVAO a AutoERP na 30 dní, Lansweeper, Pinya HR a Sloneek na 14 dní a Timly na 10 dní bez platební karty. MagikINFO má 30denní demo pro nejvýš deset počítačů.

Česky nejsou tři: Lansweeper, jehož podpora odpovídá jen anglicky, Snipe-IT, kde je český překlad komunitní, a Timly, jehož aplikace má třináct jazyků, ale češtinu ne. U předávacího protokolu, který podepisuje zaměstnanec, to vadí. Data zůstávají ve firmě u AuditPra, MagikINFO, Snipe-ITu a ObjectGears na vlastním serveru; ALVAO i Lansweeper nabízejí obojí. Ostatní běží v cloudu: Aptien a Sloneek ve Frankfurtu, Pinya HR v Microsoft Azure (oblast dodavatel neuvádí). Timly má data podle smlouvy o zpracování jen v EU, EHP a Švýcarsku. U Lansweeperu pozor: hostuje v Irsku a Německu, ale připouští přenos dat i mimo Evropský hospodářský prostor.

Na to, co u něj znamená slovo „aktivum“. ObjectGears je low-code platforma postavená kolem IT: jeho hotové modely vedou konfigurační databázi — servery, aplikace, databáze, síťové prvky. Entita Hardware zařízení sice má vlastníka, inventární číslo i umístění, ale míří na serverovnu, ne na notebook půjčený obchodníkovi. Hotovou evidenci vybavení svěřeného zaměstnancům dodavatel nenabízí; dá se v něm postavit, je to ale práce navíc, ne funkce, kterou zapnete.