BESOFT Online je webová aplikace složená ze samostatných modulů; kupujete si jen ty, které potřebujete. Pro evidenci školení je podstatný modul Zaměstnanci. Vede seznam zaměstnanců a k nim přiřazené termíny školení, lékařských prohlídek a dalších opakovaných povinností. V aplikaci je přednastavený seznam legislativních termínů z oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany a pracovnělékařských služeb; když se perioda v předpisu změní, dodavatel slibuje změnu zapracovat.
Termíny se nepřiřazují ručně jeden po druhém. Vytvoříte profese (jde je vybrat i podle číselníku ISCO) a v matici „Profese × termíny“ určíte, co která profese potřebuje. Zaměstnanec pak dostane termíny automaticky podle své profese. Systém upozorňuje na blížící se termín v předstihu a v Přehledech vypíše, kdo má školení nesplněné, kdo po termínu a koho čeká prohlídka v konkrétním měsíci. Vše jde exportovat do Excelu, ze kterého se zaměstnanci i naopak importují.
Školení aplikace umí i sama odučit. E-learning běží uvnitř modulu Zaměstnanci: kurzu přiřadíte zaměstnance, systém mu vygeneruje přihlašovací údaje a pošle e-mail, kurz obsahuje videa a animace a končí testem. Dodavatel má hotové kurzy pro vedoucí i řadové zaměstnance, řidiče referentských vozidel, práci ve výškách, první pomoc, GDPR a další; české verze kurzů existují a dodavatel je popisuje jako odpovídající českým předpisům. Vlastní kurz si můžete vytvořit sami nebo si ho nechat zpracovat. Po absolvování vznikne záznam o školení. Podepsat ho elektronicky jde jen jako placená doplňková služba — identitu zaměstnance potvrdí SMS kód a dokument se archivuje ve správcovské aplikaci.
Vedle školení pokrývá aplikace zbytek agendy bezpečnosti práce. Modul Technická zařízení hlídá revize, kontroly a odborné zkoušky strojů a zařízení stejným mechanismem jako termíny u lidí. Modul Rizika obsahuje knihovnu několika tisíc vzorových nebezpečí, hodnotí riziko před a po opatřeních, vede katalog OOPP a vygeneruje dokument o posouzení rizik. Modul Úrazy vede knihu úrazů a nebezpečných událostí a umí vygenerovat oznámení pojistné události. Modul Testy přidává přes 5 800 legislativních otázek a testování po školení. Mobilní aplikaci v obchodech jsme nenašli; dodavatel slibuje plnou funkčnost na počítači, tabletu i mobilu v prohlížeči.
Kupuje se to po modulech a po uživatelích, vždy jako předplatné na 12 měsíců bez DPH. Český ceník: modul Zaměstnanci Standard 6 600 Kč za prvního uživatele a 1 100 Kč za každého dalšího, verze Business 9 200 Kč a 1 600 Kč. Standard zvládne jednu firmu a nejvýš pět provozoven, Business neomezený počet firem a provozoven — je určený dodavatelům služeb BOZP, kteří agendu vedou pro víc klientů. Samoobslužnou zkušební verzi dodavatel nenabízí; bezplatné demo s plnou verzí systému zřizuje po individuální konzultaci a objednávka běží přes formulář, po kterém přijde zálohová faktura.
Za produktem stojí BE-SOFT a.s. z Košic, na trhu od roku 1999. Hlavním předmětem činnosti jsou podle jejího webu služby bezpečnostního technika, pracovnělékařská služba, revize a školení; softwarové aplikace jsou jednou z nabízených služeb. V Česku má od roku 2018 dceřinou BE-SOFT SERVICES CZ a.s. s provozovnou v Praze, která aplikaci prodává a nabízí u ní českou podporu. Smlouvu ale podle podmínek uzavíráte se slovenskou BE-SOFT a.s. a řídí se slovenským právem.
