Řídící dokumentace je jedna z agend systému SAFE. Vede v elektronické podobě směrnice, pracovní postupy a ISO dokumentaci, automaticky sleduje dobu platnosti dokumentů a upozorní odpovědného člověka dřív, než platnost vyprší. Změnové řízení běží jako workflow s pevným sledem kroků: vznik požadavku, návrh nového znění, připomínkové řízení, schválení a zveřejnění s automatickým stažením předchozí verze. Zaměstnanci, kterých se dokument týká, dostanou e-mail s výzvou k seznámení a seznámení mohou v systému stvrdit. Systém umí evidovat i řízené výtisky pro lidi, kteří do něj nemají přístup.
Pod modulem stojí platforma SAFE, systém pro správu dokumentů architektury klient-server. Uživatelé v ní pracují ve webovém prohlížeči. Platforma zvládá verzování, kontextové vazby mezi dokumenty, fulltextové vyhledávání v souborech i metadatech, digitální podpisy u PDF, převody formátů a online skenování. Práva se řídí systémem rolí, skupin a pozic, oprávnění se dají měnit v průběhu workflow a nepřítomné lze zastupovat. Na téže platformě dodavatel staví další agendy: smlouvy, faktury, přijatou a odeslanou poštu, projekty, zápisy z porad, helpdesk, datové schránky a evidenci budov a majetku.
SAFE se provozuje na serveru zákazníka. Aplikační server běží na Windows, Linuxu nebo Solarisu s OpenJDK 21, data leží v Microsoft SQL Serveru 2016 a novějším, Oracle Enterprise 12 a novějším nebo PostgreSQL 18. Přihlašování jde přes Active Directory, LDAP, Kerberos nebo Azure. S dalšími aplikacemi systém komunikuje přes webové služby SOAP, XML a rozhraní CORBA a nabízí i vlastní API. Ceník na webu není, systém se dodává jako zakázka: analýza prostředí, návrh řešení, vývoj, implementace a školení. Pro rutinní provoz dodavatel doporučuje servisní smlouvu.
Za produktem stojí AiP Safe s.r.o., IČO 26128012, se sídlem v Berouně a pracovišti v Praze a Brně. V obchodním rejstříku je od listopadu 1999, kdy převzala vývoj systému započatý v polovině 90. let v Albertina icome Praha. Firma má certifikáty ČSN EN ISO 9001:2015 a ČSN ISO/IEC 27001:2022 na vývoj, podporu a prodej softwaru. Mezi zákazníky jmenuje banky, pojišťovny, energetiku, průmysl, nemocnice i státní správu.
